Vyplatí se vést mzdy interně, nebo je outsourcovat?

Zpracovávat mzdy vlastními silami, nebo je předat externímu dodavateli?

Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď podle počtu zaměstnanců. Firma se 40 zaměstnanci může mít velmi jednoduchou mzdovou agendu, zatímco jiná se stejným počtem lidí řeší směnný provoz, různé typy pracovních vztahů, exekuce, bonusy nebo časté personální změny.

Při rozhodování mezi interním zpracováním mezd a outsourcingem je proto důležité porovnat nejen cenu, ale také složitost agendy, zastupitelnost, dostupnost odbornosti, technologie a odpovědnost za jednotlivé procesy.

Co znamená interní zpracování mezd

Při interním zpracování zůstává mzdová agenda uvnitř firmy.

Zaměstnavatel má vlastní mzdovou účetní nebo mzdový tým, který zajišťuje například výpočet mezd, zákonné srážky, podklady pro odvody, související evidenci a komunikaci s institucemi.

Výhodou je především bezprostřední dostupnost člověka, který dobře zná prostředí firmy a její zaměstnance.

Interní řešení ale znamená také nutnost zajistit potřebné know-how, používaný software, aktualizace, vzdělávání a především zastupitelnost.

Co znamená outsourcing mezd

Outsourcing mezd znamená, že firma předá sjednanou část mzdové agendy externímu poskytovateli. Rozsah služby se může mezi jednotlivými dodavateli výrazně lišit.

Externí zpracovatel může podle smluveného rozsahu zajišťovat například:

• zpracování měsíčních mezd,
• výpočet zákonných srážek,
• podklady pro platby a odvody,
• roční zúčtování daně,
• evidenční listy,
• zákonná hlášení,
• JMHZ,
• komunikaci s příslušnými institucemi,
• součinnost při kontrolách,
• mzdové výstupy a reporting.

Firma přitom nemusí outsourcovat celou personalistiku. Častým modelem je ponechat HR a každodenní práci se zaměstnanci uvnitř společnosti a externě zajistit odborné zpracování mzdové agendy.

Interní mzdy vs. outsourcing: hlavní rozdíly

Ani jeden model není automaticky lepší. Rozhodující je, co konkrétní firma od mzdového procesu potřebuje.

Kdy dává smysl interní mzdová účetní

Interní zpracování může být vhodné zejména tam, kde firma potřebuje každodenní bezprostřední dostupnost mzdové expertizy.

Může jít například o organizace s velmi specifickým provozem, složitým systémem odměňování nebo častými změnami, které vyžadují intenzivní komunikaci mezi mzdovou účtárnou, HR a provozem.

Interní řešení může dobře fungovat také ve firmách, které mají dostatečně velký a zastupitelný mzdový tým.

Důležité je právě slovo zastupitelný. Pokud celou mzdovou agendu zná pouze jeden člověk, nejde z pohledu provozního rizika o totéž jako mít skutečný interní mzdový tým.

Kdy dává smysl outsourcing mezd

Externí zpracování může být vhodné v situaci, kdy firma nechce budovat vlastní mzdový tým nebo nechce, aby klíčový proces závisel na jediném zaměstnanci.

Častými důvody pro outsourcing jsou:

• potřeba zastupitelnosti,
• obtížné hledání zkušených mzdových účetních,
• rostoucí složitost mzdové agendy,
• potřeba odborného zázemí,
• snaha snížit závislost na jednom člověku,
• potřeba standardizovat mzdové procesy,
• změny v legislativě a reportingu,
• požadavek na jasně definovaný rozsah služby.

Outsourcing ale není způsob, jak se firma zbaví veškeré práce spojené se mzdami. I při externím zpracování musí někdo uvnitř společnosti zajistit správné a včasné předávání podkladů.

Kolik stojí interní zpracování mezd

Při porovnávání ceny bývá častou chybou postavit proti sobě pouze mzdu interní účetní vs. cenu externího dodavatele.

Skutečné náklady interního řešení mohou zahrnovat také:

• odvody zaměstnavatele,
• mzdový software a licence,
• aktualizace systémů,
• odborná školení,
• čas věnovaný sledování změn,
• náklady na nábor,
• zastupování během dovolené nebo nemoci,
• vybavení pracovního místa.

To neznamená, že outsourcing musí být levnější. Znamená to pouze, že pro férové porovnání je potřeba počítat celkové náklady obou variant, nikoli jednu fakturu proti jedné hrubé mzdě.

Kolik stojí outsourcing mezd

Cena outsourcingu mzdového účetnictví závisí na rozsahu a složitosti služby.

Do ceny může vstupovat například:

• počet zpracovávaných zaměstnanců,
• typy pracovních vztahů,
• směnný provoz,
• složitost odměňování,
• množství srážek a exekucí,
• požadovaný reporting,
• rozsah komunikace s institucemi,
• používané systémy a integrace,
• požadovaná úroveň podpory.

Proto samotná cena „za jednu výplatní pásku" nemusí stačit pro kvalitní porovnání nabídek. Důležité je vědět, co přesně je v ceně zahrnuto.

Na co se ptát při výběru externího zpracovatele mezd

Cena by neměla být jediným kritériem. Před podpisem smlouvy doporučujeme zjistit zejména:

Co přesně zahrnuje měsíční cena?

Ověřte si, které úkony jsou součástí standardního zpracování a které se účtují samostatně.

Kdo zajišťuje zastupitelnost?

Firma by měla vědět, co se stane v případě nemoci nebo dovolené člověka, který její mzdy běžně zpracovává.

Jak probíhá předávání podkladů?

Musí být jasné, kdo, kdy a jakým způsobem dodává data a kdo kontroluje jejich úplnost.

Jak se řeší opravy?

Chyba může vzniknout jak na straně zaměstnavatele, tak během zpracování. Smlouva a proces by měly určit, jak se v takové situaci postupuje.

Jak je řešena ochrana dat?

Mzdová agenda obsahuje velké množství osobních a citlivých údajů. Způsob jejich předávání a zabezpečení proto patří mezi zásadní otázky.

Má poskytovatel pojištění profesní odpovědnosti?

Při výběru externího partnera je vhodné ověřit také jeho pojistné krytí a smluvní nastavení odpovědnosti.

Kdo odpovídá za chybu při outsourcingu mezd

Tohle je jedna z nejdůležitějších otázek před předáním mzdové agendy.

Outsourcing neznamená, že zaměstnavatel automaticky přestává být nositelem všech svých zákonných povinností vůči zaměstnancům a státu. Zároveň ale může externí poskytovatel nést vůči klientovi smluvní odpovědnost za chyby, které způsobí při poskytování sjednané služby.

Proto je důležité mít ve smlouvě jasně definováno:

• za co odpovídá zaměstnavatel,
• za co odpovídá externí poskytovatel,
• jaké jsou termíny předávání podkladů,
• jak se řeší chyba nebo škoda,
• jaké má poskytovatel pojistné krytí.

Nejde tedy jen o otázku „kdo udělal chybu", ale také o to, jak jsou odpovědnosti nastavené ještě předtím, než problém vznikne.

A co když je firma se současnou mzdovou účetní spokojená?

Outsourcing nemusí být reakcí na špatnou práci interní účetní. Naopak.

Ve firmách často funguje zkušená mzdová účetní, která postupně získala obrovské množství znalostí o zaměstnancích, procesech a specifických případech.

Právě tehdy je vhodné položit si otázku: Co se stane, když tento člověk nebude tři týdny k dispozici?

Pokud firma zná odpověď a má funkční zastupitelnost, nemusí být důvod cokoliv měnit. Pokud odpověď nezná, problém není v kvalitě účetní. Problém je v závislosti procesu na jediném člověku.

Hybridní model: personalistika uvnitř, mzdy externě

Mezi čistě interním řešením a úplným outsourcingem existuje ještě třetí cesta.

Firma si může ponechat personalistiku, nábor, práci se zaměstnanci a interní HR procesy a externímu partnerovi předat samotné zpracování mezd a související administrativu.

Interní tým tak zůstává blízko zaměstnancům, zatímco odbornou mzdovou agendu zajišťuje specializovaný poskytovatel. Pro řadu společností může právě tento model nabídnout vhodnou kombinaci interní znalosti firmy a externí odbornosti.

Jak probíhá přechod na outsourcing mezd

Přechod by neměl znamenat, že firma jeden měsíc ukončí interní zpracování a následující měsíc jednoduše odešle data novému dodavateli.

Bezpečné převzetí mzdové agendy má několik kroků. Obvykle zahrnuje analýzu současného stavu, předání dat a dokumentace, nastavení odpovědností, kontrolu vstupních údajů, konfiguraci procesu a ověření výsledků před prvním ostrým zpracováním.

Podrobně jsme celý proces popsali v článku: Jak probíhá převzetí mzdové agendy k externímu dodavateli?

Interní mzdy, nebo outsourcing? Rozhodujte podle procesu, ne podle počtu zaměstnanců

Neexistuje hranice počtu zaměstnanců, od které se outsourcing automaticky vyplatí.

Firma by si měla položit především tyto otázky:

• Jak složité jsou naše mzdy?
• Máme interně dostatečnou odbornost?
• Je mzdová agenda zastupitelná?
• Kolik nás interní řešení skutečně stojí?
• Potřebujeme mzdovou expertizu každý den přímo ve firmě?
• Jaké riziko pro nás představuje závislost na jednom člověku?
• Co přesně bychom od externího partnera očekávali?

Teprve odpovědi na tyto otázky umožní smysluplně porovnat obě varianty.

Dobré řešení není to, které je označené jako interní nebo externí. Dobré řešení je takové, ve kterém jsou mzdy správně zpracované, proces je zastupitelný a firma ví, kdo za co odpovídá.

Zvažujete outsourcing mzdového účetnictví?

V Elvianu zajišťujeme externí zpracování mezd a související mzdovou agendu.

Před převzetím nejprve potřebujeme pochopit současný proces, používané systémy a specifika firmy. Teprve potom lze určit, jak má spolupráce vypadat.

Zjistit více o outsourcingu mzdového účetnictví

Shrnutí

• Neexistuje univerzální pravidlo podle počtu zaměstnanců — rozhoduje složitost agendy, zastupitelnost a dostupná odbornost.
• Interní zpracování dává výhodu bezprostřední dostupnosti, ale vyžaduje know-how, software a hlavně zastupitelnost.
• Outsourcing řeší závislost na jednom člověku a rostoucí složitost agendy, ale nezbavuje firmu odpovědnosti za předávání podkladů.
• Při srovnání ceny je potřeba počítat celkové náklady obou variant, nikoli jen mzdu proti faktuře.
• Před podpisem smlouvy je klíčové mít jasně definované odpovědnosti, proces předávání dat, řešení chyb a pojistné krytí poskytovatele.