Firmy, které uvažují o převzetí mzdové agendy externím dodavatelem, se málokdy zaseknou jen na ceně. Častější je obava z toho, co se stane během samotného přechodu. Co když se nepřevedou správně data? Co když něco nebude sedět? A co když právě v měsíci změny někdo dostane špatnou výplatu?

Ta obava je pochopitelná. Mzdy mají pevné termíny, každý měsíc se počítají znovu a případná chyba se okamžitě dotkne konkrétních lidí.

Proto se bezpečné převzetí mzdové agendy nedělá co nejrychleji. Dělá se tak, aby bylo možné nový způsob zpracování před ostrým startem ověřit. Jedním z nejdůležitějších kontrolních bodů je proto paralelní měsíc, kdy se stejné mzdy spočítají dvěma způsoby a výsledky se porovnají.

Jak dlouho převzetí mzdové agendy trvá

Od rozhodnutí do prvních mezd zpracovaných novým dodavatelem počítejte zpravidla šest až osm týdnů.

Neznamená to, že se po celou dobu nepřetržitě převádějí data. Do harmonogramu se musí vejít příprava agendy, její kontrola a především jeden celý mzdový cyklus navíc.

Převzetí má zpravidla pět kroků:

  • Popis současného stavu — jak dnes mzdy ve firmě vznikají, kdo dodává podklady, jaké jsou termíny a co se řeší mimo systém.
  • Příprava a kontrola dat — často nejdelší a nejvíce podceňovaná část.
  • Převod dat do systému nového dodavatele.
  • Paralelní neboli testovací měsíc — stejné období zpracuje stávající i nový zpracovatel a výsledky se porovnají.
  • Ostrý provoz a převzetí navazujících povinností.

Právě paralelní cyklus je bezpečnostní pojistka celého přechodu. Jeho vynecháním lze harmonogram zkrátit, zároveň se ale část chyb může projevit až ve chvíli, kdy jsou mzdy skutečně zpracované.

Kdy je nejlepší čas na přechod

Na externí zpracování mezd lze přejít kdykoli během roku. Některé termíny ale administrativně bývají jednodušší než jiné.

Nejhladší bývá přechod k 1. lednu. Začíná nový kalendářní rok a část kumulativních údajů se nemusí převádět z rozpracovaného období. Roční zúčtování za předchozí rok zároveň může dokončit zpracovatel, který předchozí rok vedl.

Praktickým termínem může být také začátek druhého pololetí. Firma má ještě několik měsíců do konce roku a případné nesrovnalosti lze vyřešit s dostatečným předstihem před ročním zúčtováním.

Přechod uprostřed roku není překážkou. Je jen potřeba správně převést kumulativní údaje, například daňové základy, sražené zálohy a uplatněné slevy, odvedené pojistné, zůstatky dovolené nebo běžící srážky a exekuce.

Rozhodující proto není datum v kalendáři. Důležitější je, zda má firma i nový dodavatel dostatek času na přípravu a kontrolu.

Jaká data se při převzetí mzdové agendy předávají

Rozsah se liší podle firmy, systému i složitosti mzdové agendy. Nový dodavatel ale obvykle potřebuje minimálně:

  • seznam zaměstnanců s osobními údaji, úvazky, nástupy a výstupy,
  • pracovní smlouvy a dohody včetně změn a dodatků,
  • mzdové výměry a relevantní historii mezd,
  • pravidla docházky, směn, přestávek a příplatků,
  • informace o benefitech a jejich daňovém režimu,
  • srážky, exekuce a insolvence včetně příslušných rozhodnutí,
  • zůstatky dovolené a dalších absencí,
  • potřebné přístupy a plné moci,
  • popis měsíčního procesu — kdo dodává jaké podklady, komu a do kdy.

A pak je tu položka, která na předávacích seznamech často chybí: kontrola, zda předávaná data skutečně odpovídají realitě.

Právě při převzetí se někdy zjistí, že nesedí zůstatky dovolené, některé změny pracovních smluv nebyly správně propsané do systému nebo firma používá postup, který zná pouze jeden konkrétní člověk.

Takové zjištění nemusí znamenat problém s outsourcingem. Naopak. Přechod vytváří příležitost tyto nesrovnalosti najít a vyřešit dřív, než se projeví při kontrole nebo ve mzdě zaměstnance.

Jak probíhá převod dat do nového systému

Samotný export ze starého mzdového systému bývá pouze jedním z technických kroků. Větší část práce přichází potom.

Různé mzdové systémy nemají vždy stejnou strukturu dat. Informace proto není možné pokaždé jednoduše překopírovat z jednoho pole do druhého. Data se musí správně namapovat do struktury nového systému.

Po převodu následují kontroly. Porovnává se například počet zaměstnanců, hrubé mzdy, odvody, srážky a další údaje za poslední uzavřené období. Pokud výsledky nesouhlasí, je potřeba zjistit důvod rozdílu ještě před zahájením ostrého zpracování.

Paralelní mzdy: jeden měsíc spočítaný dvakrát

Paralelní neboli testovací cyklus je jedním z nejdůležitějších momentů převzetí.

Stejné mzdové období zpracuje stávající i nový zpracovatel a výsledky se následně porovnají po jednotlivých zaměstnancích.

Smyslem není pouze zjistit, zda sedí celková částka za celou firmu. Kontrola musí ukázat, zda správně vychází konkrétní mzdy, odvody, srážky a další položky.

Rozdíl mezi oběma výpočty nemusí automaticky znamenat chybu nového systému. Může odhalit nesprávně převedený údaj, odlišné nastavení nebo postup, který se ve firmě historicky používal jinak, než bylo popsáno.

Každý významný rozdíl ale musí mít vysvětlení ještě před spuštěním ostrého provozu.

Pro zaměstnance přitom paralelní cyklus neznamená dvojí výplatu ani změnu způsobu vyplacení mzdy. Jde o interní kontrolní mechanismus.

Kdo za co během přechodu odpovídá

Při outsourcingu se předává samotné zpracování mzdové agendy, nikoli postavení zaměstnavatele vůči jeho zaměstnancům a veřejným institucím.

Proto musí být ještě před zahájením spolupráce jasně nastaveno:

  • kdo podá poslední hlášení za období před přechodem a kdo první za období po něm,
  • od kdy platí plné moci k zastupování před příslušnými institucemi,
  • kdo odpovídá na dotazy zaměstnanců týkající se období před změnou,
  • kdo dodává jednotlivé podklady a v jakých termínech,
  • jakým způsobem budou data předána při případném budoucím ukončení spolupráce.

Právě rozhraní mezi starým a novým zpracovatelem bývá kritické. Nestačí předpokládat, že některý úkon provede „ten druhý". Odpovědnost, termíny a předání musí být popsány konkrétně.

Stejně tak je potřeba vyřešit archivaci dokumentace a dostupnost historických mzdových dat i poté, co původní spolupráce skončí.

Pokud firma teprve řeší, zda je pro ni externí řešení vhodné, podrobněji tuto otázku rozebíráme v článku Kdy dává firmě outsourcing mezd skutečně smysl — a kdy naopak ne.

Jak o změně informovat zaměstnance

Změna dodavatele mezd je především interní proces firmy, zaměstnanci ale potřebují vědět, zda a jak se změna dotkne právě jich.

Obvykle stačí jednoduchá informace zaslaná před prvním novým výplatním obdobím, která odpoví na tři otázky:

  • Co se nemění? Například termín nebo způsob výplaty.
  • Co se mění? Například způsob přístupu k výplatní pásce nebo kontakt pro mzdové dotazy.
  • Od kdy změna platí a na koho se zaměstnanec obrátí, pokud mu něco nebude sedět.

Pokud je součástí změny také nový zaměstnanecký portál nebo jiný způsob práce s dokumenty, je vhodné obě změny komunikovat společně a s dostatečným předstihem.

Kde převzetí mzdové agendy nejčastěji komplikuje situace

Z praxe se opakuje několik situací, které mohou přechod výrazně zkomplikovat.

1. Celá agenda stojí na jednom člověku, který právě odchází

Pokud je důvodem pro outsourcing odchod interní mzdové účetní, je ideální zahájit předání ještě v době, kdy může vysvětlit nestandardní postupy, historické výjimky a specifika firmy. Když odejde člověk, který jako jediný ví, proč se některé věci dělají určitým způsobem, část know-how odchází s ním.

2. Procesy existují pouze „domluvou"

„Takhle jsme to vždycky dělali" se do nového systému převést nedá. Procesy, které fungují pouze jako zvyk mezi několika lidmi, je potřeba během převzetí popsat. Kdo dodává docházku? Kdy? Kdo schvaluje změny? Kde se evidují mimořádné odměny?

Přechod často poprvé ukáže, kolik důležitých částí mzdového procesu ve firmě nikdy nebylo formálně popsáno.

3. Paralelní cyklus se vynechá kvůli termínu

Tlak na rychlé spuštění je pochopitelný. Vynechání kontrolního měsíce ale znamená, že se některé rozdíly mohou objevit až v ostrém zpracování.

4. Nejsou jasně nastavené plné moci a povinnosti

Musí být jasné, kdo a od jakého data komunikuje s úřady a kdo podává jednotlivá hlášení. Jinak snadno vznikne období, ve kterém každá strana předpokládá, že danou povinnost plní někdo jiný.

5. Předávaná data nikdo předem nezkontroloval

Převzetí mzdové agendy je zároveň velmi důkladnou kontrolou současného stavu. Pokud historická data nesedí, je lepší tuto skutečnost zjistit během přípravy než po spuštění nového systému.

Co z toho plyne pro výběr dodavatele

Kvalita převzetí mzdové agendy se nepozná jen podle ceny nabídky.

Důležité je také to, jak se potenciální dodavatel ptá na současný stav firmy ještě před zahájením spolupráce. Zda chce pochopit procesy, ověřit data, rozdělit odpovědnosti a naplánovat kontrolní období.

U nás proto převzetí nezačíná samotným importem dat. Nejprve potřebujeme vědět, jak mzdy ve firmě dnes vznikají, kde jsou kritická místa a co je potřeba před přechodem vyřešit.

Teprve potom lze realisticky říct, jak bude převzetí probíhat a kolik času bude potřeba.

Zvažujete změnu způsobu zpracování mezd? Projdeme s vámi současný proces, riziková místa a možnosti převzetí agendy a připravíme harmonogram přechodu včetně kontrolního období.

Kompletní outsourcing mzdového účetnictví a personální agendy zajišťujeme pro firmy, které potřebují spolehlivé a zastupitelné zpracování mezd.

Zvažujete předání mzdové agendy?

Elvian přebírá mzdovou agendu včetně paralelního měsíce, kontroly převedených dat a nastavení komunikace s institucemi v rozsahu poskytované služby.

Přechod začíná popisem současného stavu — jak agenda dnes funguje, jaké systémy firma používá a co je v ní specifické. Teprve podle toho se staví harmonogram.

Zjistit více o outsourcingu mzdového účetnictví

Časté dotazy

Jak dlouho trvá převzetí mzdové agendy? Zpravidla šest až osm týdnů od rozhodnutí do prvních mezd zpracovaných novým dodavatelem. Do harmonogramu se musí vejít příprava a kontrola dat, jejich převod a jeden paralelní mzdový cyklus.

Můžeme přejít i uprostřed roku, nebo musíme čekat na leden? Přejít lze kdykoli. Začátek kalendářního roku bývá administrativně jednodušší, ale přechod uprostřed roku není překážkou. Je pouze potřeba správně převést kumulativní údaje a vyhradit dostatek času na jejich kontrolu.

Co jsou testovací nebo paralelní mzdy? Stejné mzdové období zpracuje stávající i nový zpracovatel a výsledky se následně porovnají po jednotlivých zaměstnancích. Cílem je ověřit správnost převodu dat a nastavení ještě před ostrým provozem.

Hrozí, že někdo během přechodu nedostane výplatu? Právě správně nastavený harmonogram, kontrola dat a paralelní cyklus mají toto riziko minimalizovat. Kritické je zejména jednoznačně rozdělit odpovědnosti mezi stávajícího dodavatele, nového dodavatele a firmu.

Kdo odpovídá za mzdy během přechodu? Zaměstnavatel zůstává zaměstnavatelem i při externím zpracování mezd. Konkrétní odpovědnost dodavatele za provedené služby, případné chyby, termíny a další povinnosti se nastavuje smluvně.

Co si připravit, abychom přechod urychlili? Pomůže mít připravený seznam zaměstnanců a jejich pracovních vztahů, smlouvy a dodatky, relevantní mzdovou historii, docházková pravidla, benefity, srážky a exekuce, zůstatky dovolené, potřebné přístupy a popis současného měsíčního procesu. Stejně důležité je ověřit, zda tato data odpovídají skutečnému stavu.

Co se stane s našimi daty, když spolupráci jednou ukončíme? Způsob předání dat při ukončení spolupráce by měl být součástí smluvního nastavení už na jejím začátku. Firma by měla vědět, v jakém formátu data dostane, jak bude řešena jejich další dostupnost a jak poskytovatel naloží s kopiemi, které už nepotřebuje.

Shrnutí

  • Převzetí mzdové agendy trvá zpravidla šest až osm týdnů a zahrnuje pět kroků včetně jednoho paralelního mzdového cyklu navíc.
  • Paralelní měsíc je klíčovou pojistkou — stejné mzdy spočítá starý i nový dodavatel a výsledky se porovnají po jednotlivých zaměstnancích.
  • Přejít lze kdykoli, nejhladší bývá 1. leden nebo začátek druhého pololetí, uprostřed roku je potřeba správně převést kumulativní údaje.
  • Nejčastější rizika: odchod klíčového člověka bez předání know-how, procesy fungující jen „domluvou", vynechaný paralelní cyklus, nejasné plné moci a nezkontrolovaná data.
  • Kvalita dodavatele se pozná podle toho, jak důkladně se ptá na současný stav firmy ještě před zahájením spolupráce.