Outsourcing mezd se často podává jako jednoduché řešení. Firma předá mzdovou agendu externímu dodavateli, sníží administrativu, získá odborné zázemí a nemusí řešit zastupitelnost ani změny legislativy. Takhle to skutečně fungovat může. Z mých zkušeností ale vyplývá, že rozhodující není ani počet zaměstnanců, ani cena za jednu výplatní pásku. Mnohem důležitější je něco jiného: jak firma funguje uvnitř ještě předtím, než se rozhodne mzdy předat ven.

Proto se u firmy, která zvažuje předání mzdové nebo personální agendy, nejdřív potřebuji podívat na jednu věc. Jak u nich mzdy vlastně vznikají.

Nejdřív se potřebuji podívat dovnitř firmy

Na začátku si vždy dělám obraz současného stavu. Nejen podle směrnic a tabulek nebo podle toho, jak má být proces nastavený, ale hlavně podle toho, jak opravdu funguje v každodenní praxi.

Mluvím s lidmi, kteří do procesu vstupují – se mzdovým oddělením, s personalisty, s ekonomickým oddělením i s vedením. Zajímá mě, odkud přicházejí podklady pro mzdy, kdo je kontroluje, kdo schvaluje odměny, jak se řeší docházka, nemoc, dovolené nebo změny pracovních poměrů. Ptám se, co se stále zpracovává ručně, kde se přepisují data z jednoho systému do druhého, na koho se pravidelně čeká a která část procesu bere lidem nejvíc času.

A právě tady přichází zajímavý moment. Když potom mluvím s jednatelem nebo s ředitelem, někdy slyším úplně jiný popis fungování firmy než od lidí, kteří mzdy každý měsíc skutečně zpracovávají. Neznamená to, že by jedna nebo druhá strana nemluvila pravdu. Každá jen vidí proces z jiného místa.

Výsledkem proto není pouze seznam činností. Snažím se popsat, jak firma opravdu funguje, kde jsou její slabá místa, jaká jsou rizika a co by bylo potřeba změnit, aby bylo možné agendu bezpečně předat.

Dělala jsem podobné analýzy u menších společností, u středně velkých firem i u holdingových struktur. Každá firma je jiná. Přesto se některé problémy opakují překvapivě často. Skoro vždycky jsou to tři.

Tři rizika, která ve firmách potkávám nejčastěji

1. Celá agenda stojí na jednom člověku

Za jedno z největších rizik považuji nezastupitelnost.

Ve firmě je mzdová účetní, která tam pracuje mnoho let. Zná zaměstnance, systém, historii, nestandardní dohody i všechny výjimky. Když vznikne problém, všichni vědí, komu zavolat. Na první pohled je to obrovská výhoda. Z pohledu firmy je v tom ale zároveň velké riziko.

Co se stane, když tento člověk dlouhodobě onemocní? Když odejde ze dne na den? Nebo oznámí v listopadu, že končí – právě ve chvíli, kdy se firma blíží k roční uzávěrce?

Setkala jsem se i s firmami se stovkami zaměstnanců a velmi slušným obratem, kde byla prakticky celá znalost mzdové agendy soustředěná v hlavě jednoho člověka.

A právě tady dává podle mého názoru outsourcing jeden z největších smyslů. Ne proto, že by externí zpracování bylo levnější než interní zaměstnanec, ale protože firma nekupuje jen práci jednoho člověka. Kupuje si zastupitelnost, kontinuitu a přístup k širšímu týmu.

Tahle hodnota se špatně zapisuje do excelové tabulky při porovnávání cen. Ve chvíli, kdy klíčový zaměstnanec nečekaně vypadne, je ale velmi konkrétní.

2. Procesy fungují, protože se je lidé naučili obcházet

Druhým častým problémem jsou procesy, které vlastně nejsou nastavené. Za mnoho let se jen vytvořil způsob, jakým je lidé zvládají.

Docházka přijde z několika zdrojů. Jeden vedoucí pošle tabulku, druhý e-mail a třetí zavolá. Odměny se někde schvalují předem, jinde se doplní těsně před uzávěrkou. Některé informace jsou v systému, jiné zná pouze konkrétní personalistka nebo mzdová účetní.

Firma přesto funguje. Lidé už totiž vědí, komu mají zavolat, kde co hledat a kterou tabulku je potřeba ručně opravit.

Problém nastane ve chvíli, kdy se taková agenda začne předávat externímu zpracovateli. Ten totiž začne pokládat otázky. Kdo tuto informaci schvaluje? Který údaj je rozhodující? Do kdy musí být změna nahlášena? Co se stane, když vedoucí podklady neodevzdá? Jak takové převzetí probíhá krok za krokem, popisujeme v článku Jak probíhá převzetí mzdové agendy k externímu dodavateli?

A najednou se ukáže, že na některé otázky vlastně neexistuje jednoznačná odpověď.

Proto říkám, že outsourcing firmě někdy velmi rychle nastaví zrcadlo. Ne proto, že by sám procesy opravil, ale protože ji nutí je pojmenovat.

3. Digitalizace není problém techniky, ale lidí

Třetí oblast mě při prvních projektech překvapovala asi nejvíc. Postupně jsem ale pochopila, že při digitalizaci nebývá největším problémem software. Největší výzvou je změna způsobu práce.

V každé firmě existují postupy, které někomu roky fungují. Excelová tabulka, kterou vytvořila jedna kolegyně a jen ona přesně ví, jak funguje. Papírová žádanka, která se nosí z kanceláře do kanceláře. Ručně vedený přehled, který možná není moderní, ale lidé mu věří.

Když přijde nový systém, zaměstnanecký portál nebo automatizovaný proces, může přijít odpor. Někdy otevřený, častěji nenápadný. Lidé se mohou obávat, že jim nový systém práci zkomplikuje, že se budou muset učit něco nového, nebo dokonce že technologie jejich práci jednou nahradí.

Podle mé zkušenosti se tento odpor nedá vyřešit rozhodnutím vedení. Pokud se digitalizace zavede bez lidí, kteří s daným procesem každý den pracují, velmi snadno vznikne paradoxní situace: firma má nový systém, ale zaměstnanci si vedle něj pro jistotu dál vedou svůj původní Excel.

A místo jednoho procesu má firma najednou dva.

Zpracování můžete předat. Odpovědnost ne.

Tady se dostávám k věci, kterou považuji při rozhodování o outsourcingu za zásadní. Outsourcing neznamená, že se firma zbaví odpovědnosti za vlastní mzdovou agendu.

Externí dodavatel může převzít výpočty, komunikaci, administrativu, reporting i řadu dalších činností. Zaměstnavatel ale zůstává zaměstnavatelem. Zůstává plátcem daně ze závislé činnosti a jeho zákonné povinnosti vůči zaměstnancům, finanční správě, správě sociálního zabezpečení i zdravotním pojišťovnám nikam nezmizí.

Proto považuji za nebezpečné, když ve firmě po outsourcingu vznikne pocit: „Mzdy už nejsou naše starost, má je externista." Má je zpracovávat externista. Ale firma musí stále vědět, co se s jejími mzdami děje.

I po outsourcingu proto musí podle mě zůstat na straně zákazníka konkrétní člověk, který je partnerem dodavatele. Nemusí to být mzdová účetní na plný úvazek. Musí ale rozumět procesu natolik, aby dokázal zkontrolovat výstupy, poznat neobvyklou situaci a položit správnou otázku.

Dobře nastavený outsourcing podle mě neznamená ztrátu kontroly. Naopak by měl firmě přinést větší kontrolu nad procesem, ale méně každodenní operativy.

Kdy podle mě outsourcing skutečně dává smysl

Nejsilnějším důvodem je už zmíněná nezastupitelnost. Pokud celá agenda stojí na jednom člověku, nese firma poměrně vysoké provozní riziko – a jedním úvazkem se vyřešit nedá.

Dobře outsourcing funguje také tam, kde je agenda relativně standardizovaná a předvídatelná. Pokud má firma jasně nastavené pracovní poměry, termíny, schvalování, benefity i předávání docházky, velká část procesu se dá automatizovat a nastavit tak, aby každý měsíc probíhal podobně.

Dalším důvodem je legislativa. Mzdová problematika se průběžně mění a nestačí jednou nastavit systém a několik let podle něj postupovat. Pro menší firmu může být velmi náročné držet si interně potřebnou odbornost, školení i zastupitelnost.

Velký smysl vidím v outsourcingu i při rychlém růstu nebo expanzi do zahraničí. Budovat v každé nové zemi kompletní mzdovou expertizu od začátku nemusí být efektivní ani pro velkou společnost. Kvalitní lokální partner může být podstatně bezpečnější cestou.

Kdy je potřeba outsourcing nejdřív připravit — a kde být opatrný

Jsou situace, kdy outsourcing smysl dávat může, ale firma na něj ještě není připravená. V takovém případě bych ho nezavrhovala. Jen bych před samotným převzetím agendy udělala ještě jeden krok – nejprve nastavila procesy tak, aby bylo vůbec možné mzdy bezpečně a efektivně předat.

Platí to pro firmy, kde agenda sice funguje, ale stojí na neformálních postupech. Nepořádek totiž nemůžeme jednoduše předat externímu dodavateli a očekávat, že tím zmizí.

Nejdřív je potřeba současný stav popsat, najít slabá místa a nastavit nový proces – kdo co dodává, v jakém termínu, v jaké podobě, kdo data schvaluje a kdo za ně odpovídá. Teprve potom bych přistoupila k samotnému outsourcingu.

A vlastně právě tahle přípravná fáze může být pro firmu jedním z největších přínosů celé změny. Firma si totiž často poprvé po mnoha letech skutečně pojmenuje, jak její mzdová agenda funguje, odstraní zbytečné kroky a nastaví proces tak, aby nebyl závislý na tom, „že paní Nováková přece ví, co s tím".

Pozor na mzdy navázané na obchodní a provozní data

Opatrná bych byla také u firem, kde významná část mzdy vzniká z obchodních nebo provozních dat – z fakturace, dosažené marže, výkonu, počtu zakázek nebo jiných ukazatelů, které se mohou měnit až do konce měsíce.

Neznamená to, že takovou agendu není možné outsourcovat. Je ale potřeba si na ni dát při nastavování procesu mnohem větší pozor. Předem musí být jasné, odkud data přicházejí, kdo odpovídá za jejich správnost, kdy jsou definitivní a co se stane, pokud se po předání dodavateli ještě změní. Stejně důležité je nastavit termíny a určit okamžik, po kterém už změna vstupuje až do dalšího zpracování.

Bez těchto pravidel může snadno vzniknout kolotoč: firma odešle podklady, dodavatel mzdy zpracuje, při kontrole se zjistí změna obchodních dat, výpočet se vrátí, opraví a znovu kontroluje. To ale není argument proti outsourcingu. Je to argument pro kvalitně nastavený proces před jeho zahájením.

Malá firma s velkým množstvím výjimek

Jiná situace nastává u malé firmy s velmi komplikovanou mzdovou agendou. Třicet zaměstnanců může na první pohled působit jako jednoduché zadání. Pokud jsou ale mezi nimi směnné provozy, exekuce, výživné, zaměstnanci ze třetích zemí, různé typy pracovních vztahů a řada individuálních výjimek, může být externí zpracování ve výsledku poměrně nákladné. U malé firmy totiž není velký objem, na kterém by se dala cena rozložit, ale odborná náročnost jednotlivých případů zůstává stejná.

Tady bych se nerozhodovala podle počtu zaměstnanců ani podle základní ceny za jednu výplatní pásku. Dívala bych se na skutečnou složitost agendy a na to, kolik práce během celého roku opravdu vzniká.

Počet zaměstnanců totiž podle mé zkušenosti vůbec nemusí vypovídat o tom, jak náročné bude jejich mzdy zpracovat.

Cena za výplatní pásku není cena outsourcingu

Samostatnou kapitolou je cena. Firmy velmi často porovnávají nabídky podle ceny za jednu zpracovanou výplatní pásku. Je to pochopitelné, protože je to jednoduché číslo, které se dobře porovnává. Jenže skutečné náklady mohou být někde úplně jinde.

Proto bych se při výběru dodavatele neptala pouze: „Kolik stojí jedna páska?" Zajímalo by mě také, co se stane při opravném výpočtu, kolik stojí exekuce, roční zúčtování, potvrzení zaměstnanci, mimořádný report nebo nestandardní požadavek.

Ideální je vzít skutečná data firmy za posledních dvanáct měsíců a nechat dodavatele spočítat, kolik by firma za tento konkrétní rok skutečně zaplatila. Teprve potom se dají jednotlivé nabídky rozumně porovnávat.

Co bych chtěla vědět před podpisem smlouvy

Před rozhodnutím bych si položila několik jednoduchých otázek.

První je: Kdo bude u nás za spolupráci s dodavatelem odpovědný? Chci slyšet konkrétní jméno, ne název oddělení. Pokud ho firma neumí určit, proces podle mě ještě není připravený.

Druhá zní: Co se stane, když budeme chtít spolupráci ukončit? Kde budou naše data? V jakém formátu je dostaneme? Jak budou předána novému dodavateli nebo zpět do firmy? Kdo bude odpovídat za archivaci? A tady je dobré vědět, o jak dlouhou dobu jde: mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění se uchovávají 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Do konce roku 2022 to bylo třicet let, novela zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení tuto dobu od 1. ledna 2023 prodloužila o patnáct let. V praxi to znamená, že dokumenty ke mzdám za rok 2026 bude firma držet do roku 2071 – a měla by tedy vědět, kde budou ležet a kdo je bude spravovat, i když dodavatele mezitím změní.

Tohle jsou věci, které je potřeba řešit na začátku vztahu, kdy se smlouva nastavuje. Ne ve chvíli, kdy už se obě strany rozhodly spolupráci ukončit.

A třetí otázka je možná úplně nejjednodušší: Co konkrétně po outsourcingu přestaneme uvnitř firmy dělat?

Pokud je odpověď „vlastně nic", je potřeba se znovu podívat na očekávaný přínos. Sběr některých podkladů, jejich schvalování, komunikace s vedoucími nebo kontrola výsledků totiž z firmy úplně nezmizí. Dobrý outsourcing by měl jasně určit, co zůstává na straně zaměstnavatele a co skutečně přebírá dodavatel.

Outsourcing není cíl. Je to způsob, jak nastavit fungování firmy.

Nemyslím si, že outsourcing mezd je obecně dobrý nebo špatný. A nemyslím si ani, že existuje určitá velikost firmy, od které se mzdy automaticky „vyplatí dát ven".

Viděla jsem malé společnosti, kde outsourcing dával obrovský smysl, i velké firmy, kterým lépe fungoval vlastní mzdový tým. Rozdíl nebyl v počtu zaměstnanců. Byl v tom, jestli firma věděla, co předává, proč to předává a co od změny očekává.

Proto se při prvním rozhovoru s firmou většinou neptám jako první na počet zaměstnanců ani na rozpočet. Zajímá mě něco mnohem obyčejnějšího:

„Jak u vás dnes vznikne výplata – od prvního podkladu až po peníze na účtu zaměstnance?"

Stačí nechat lidi chvíli vyprávět.

Z jejich odpovědi se většinou velmi rychle pozná, jestli firma potřebuje outsourcing mezd. Nebo jestli se na něj nejprve potřebuje připravit.

Chcete probrat, jestli by outsourcing dával smysl u vás?

Elvian zajišťuje outsourcing mzdového účetnictví — kompletní zpracování mezd, odvody, srážky, roční zúčtování i komunikaci s institucemi v rozsahu poskytované služby.

Prvním krokem není nabídka, ale popis současného stavu: jak mzdy dnes ve firmě fungují, kde stojí na jednom člověku a co se vlastně má zlepšit.

Zjistit více o outsourcingu mzdového účetnictví

Shrnutí

  • Nerozhoduje počet zaměstnanců ani cena za pásku. Rozhoduje složitost agendy a to, jak firma funguje uvnitř.
  • Nejsilnější důvod pro outsourcing je nezastupitelnost. Když celá agenda stojí na jednom člověku, jedním úvazkem se to vyřešit nedá.
  • Neformální procesy je potřeba popsat dřív, než se předají. Nepořádek se předáním nevyřeší, jen se zviditelní.
  • Pozor na mzdy navázané na obchodní data a na malé firmy s množstvím výjimek — obojí jde outsourcovat, obojí potřebuje pečlivější přípravu.
  • Zpracování lze předat, odpovědnost zaměstnavatele ne. Ve firmě musí zůstat konkrétní člověk, který rozumí procesu.
  • Archivace: 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se dokumenty týkají. Vyřešit ji ve smlouvě na začátku, ne na konci.

Časté dotazy

Od kolika zaměstnanců se outsourcing mezd vyplatí?

Žádná taková hranice neexistuje. Malá firma s třiceti zaměstnanci, směnným provozem, exekucemi a zaměstnanci ze třetích zemí může mít agendu náročnější než firma se dvěma sty zaměstnanci na jednotných smlouvách. Rozhoduje složitost, ne počet.

Přejde na dodavatele odpovědnost za správnost mezd?

Ne. Zaměstnavatel zůstává zaměstnavatelem i plátcem daně ze závislé činnosti a jeho povinnosti vůči zaměstnancům, finanční správě, ČSSZ a zdravotním pojišťovnám nezanikají. Dodavatel přebírá zpracování, ne odpovědnost.

Jak dlouho se musí uchovávat mzdové dokumenty?

Mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění se uchovávají 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Tato doba se od 1. ledna 2023 prodloužila z původních třiceti let.