Časté dotazy.

Od 1. července 2026 musí zaměstnavatel přihlásit nového zaměstnance do evidence ČSSZ nejpozději před okamžikem nástupu do práce — nikoli do 8 dnů po nástupu, jak platilo dosud. Přihlásit lze nejdříve 8 kalendářních dnů před plánovaným nástupem. Pro české občany existuje zjednodušené částečné přihlášení: před nástupem stačí základní identifikační údaje, zbytek se doplní do 8 dnů. Pokud ohlášený zaměstnanec nenastoupí, oznamuje se to ČSSZ do 8 dnů. Za porušení hrozí pokuta až 100 000 Kč. V praxi to znamená posunout podpis smlouvy a předání podkladů mzdové účtárně o několik dní dříve — nástup „z hodiny na hodinu" už bez přihlášení není legální.

Před nástupem prvního zaměstnance je potřeba: uzavřít písemnou pracovní smlouvu, zaregistrovat se jako zaměstnavatel u ČSSZ a zdravotní pojišťovny zaměstnance, zajistit vstupní lékařskou prohlídku a — od 1. 7. 2026 — přihlásit zaměstnance na ČSSZ ještě před okamžikem nástupu do práce. Dále: zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, evidence pracovní doby, mzdový list, školení BOZP a GDPR dokumentace k osobním údajům. Každý měsíc pak podáváte jednotné měsíční hlášení (JMHZ) — i za jediného zaměstnance nebo dohodáře. Administrativa kolem prvního zaměstnance je typický moment, kdy si firmy poprvé sjednávají externí mzdovou účtárnu: agenda je stejná jako u padesáti lidí, jen se nevyplatí ji dělat vlastními silami.

Přihlášení proveďte okamžitě, situaci si zdokumentujte a upravte nástupní proces, aby se to neopakovalo. Od 1. 7. 2026 musí být zaměstnanec přihlášen do evidence ČSSZ ještě před okamžikem nástupu do práce — nástup „z hodiny na hodinu“ bez přihlášení už není legální. Za nepřihlášení před nástupem hrozí pokuta až 100 000 Kč, proto je bezpečnější nepustit zaměstnance na směnu, dokud nejsou předané základní podklady a přihlášení odeslané. Nejlepší prevence je posunout podpis smlouvy a předání dat mzdové účtárně o několik dní dříve.

Před nástupem je potřeba mít alespoň údaje nutné pro přihlášení na ČSSZ, podepsanou smlouvu nebo dohodu, osobní údaje, zdravotní pojišťovnu, daňové prohlášení a doklad o pracovnělékařské prohlídce, případně údaje o exekucích a slevách na dani. Od roku 2026 je klíčové, aby HR nepředávalo podklady mzdové účtárně až po nástupu, ale předem — jinak nelze stihnout přihlášení před nástupem. Dobře nastavený onboarding má proto checklist, jednu odpovědnou osobu a jasný termín předání dat.

Evidence zaměstnance musí obsahovat údaje potřebné pro správné přihlášení, průběžné vykazování a navazující komunikaci se státní správou. V roce 2026 kvůli JMHZ a nové evidenci zaměstnanců roste význam přesnosti osobních údajů, typu pracovního vztahu, data nástupu a skončení, pracovního režimu a údajů rozhodných pro pojištění. Chyba v evidenci se dnes neprojeví jen interně — může způsobit problém přímo v měsíčním podání. Proto by měla mít evidence jednoho vlastníka a pravidelnou kontrolu úplnosti.

Pokud zaměstnanec nenastoupí, je potřeba tuto skutečnost oznámit ČSSZ ve stanovené lhůtě do 8 dnů a upravit interní evidenci, aby se osoba dál neobjevovala jako aktivní zaměstnanec. Firma by měla uchovat dokumentaci k plánovanému nástupu i informaci, proč k nástupu nedošlo. Prakticky se vyplatí mít v onboardingu krok „potvrzení skutečného nástupu“, aby předběžné přihlášky nezůstávaly neuzavřené. Neuzavřené přihlášení je zbytečné riziko při kontrole.

Při výstupu zaměstnance se často chybuje v proplacení dovolené, poslední mzdě, srážkách, odhlášení, potvrzení o zaměstnání a evidenčních dokumentech. Rizikové jsou výstupy u lidí s nemocí, exekucí, nevyčerpanou dovolenou nebo sporným datem skončení. Správný výstupní checklist je stejně důležitý jako nástupní — jen se na něj častěji zapomíná. Chyba při výstupu se navíc špatně opravuje, protože zaměstnanec už ve firmě není.