Časté dotazy.

Od 1. července 2026 musí zaměstnavatel přihlásit nového zaměstnance do evidence ČSSZ nejpozději před okamžikem nástupu do práce — nikoli do 8 dnů po nástupu, jak platilo dosud. Přihlásit lze nejdříve 8 kalendářních dnů před plánovaným nástupem. Pro české občany existuje zjednodušené částečné přihlášení: před nástupem stačí základní identifikační údaje, zbytek se doplní do 8 dnů. Pokud ohlášený zaměstnanec nenastoupí, oznamuje se to ČSSZ do 8 dnů. Za porušení hrozí pokuta až 100 000 Kč. V praxi to znamená posunout podpis smlouvy a předání podkladů mzdové účtárně o několik dní dříve — nástup „z hodiny na hodinu" už bez přihlášení není legální.

Při přijetí prvního zaměstnance je potřeba vyřešit nejen pracovní smlouvu, ale také registraci zaměstnavatele a zaměstnance, mzdovou a personální evidenci, BOZP, pracovní dobu a další povinnosti podle charakteru práce. Od 1. 7. 2026 musí být nový zaměstnanec registrován ještě před okamžikem nástupu k výkonu práce. U českých zaměstnanců lze využít předregistraci a zbývající údaje následně doplnit ve stanovené lhůtě. Vstupní pracovnělékařská prohlídka není povinná automaticky u každého zaměstnance – záleží zejména na kategorii práce, charakteru vykonávané činnosti a dalších zákonných podmínkách. Zaměstnavatel musí dále řešit například zdravotní pojištění, zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, evidenci pracovní doby, mzdovou evidenci, BOZP a ochranu osobních údajů. Následně musí plnit také pravidelné povinnosti související se mzdami a JMHZ.

Přihlášení proveďte okamžitě, situaci si zdokumentujte a upravte nástupní proces, aby se to neopakovalo. Od 1. 7. 2026 musí být zaměstnanec přihlášen do evidence ČSSZ ještě před okamžikem nástupu do práce — nástup „z hodiny na hodinu“ bez přihlášení už není legální. Za nepřihlášení před nástupem hrozí pokuta až 100 000 Kč, proto je bezpečnější nepustit zaměstnance na směnu, dokud nejsou předané základní podklady a přihlášení odeslané. Nejlepší prevence je posunout podpis smlouvy a předání dat mzdové účtárně o několik dní dříve.

Před nástupem musí mít firma především údaje potřebné pro včasnou registraci zaměstnance a správné založení pracovněprávního vztahu. Rozsah dalších podkladů závisí na konkrétní situaci. Patřit mezi ně mohou například údaje o zdravotní pojišťovně, podklady potřebné pro zdanění mzdy a uplatnění daňových zvýhodnění, údaje potřebné pro mzdovou agendu nebo doklad o zdravotní způsobilosti, pokud je vstupní pracovnělékařská prohlídka v daném případě vyžadována. Od 1. 7. 2026 je zvlášť důležité, aby se údaje potřebné pro registraci dostaly k odpovědné osobě ještě před skutečným nástupem zaměstnance. U českých zaměstnanců lze využít předregistraci a zbývající údaje doplnit následně ve stanovené lhůtě.

Evidence zaměstnance musí obsahovat údaje potřebné pro správné přihlášení, průběžné vykazování a navazující komunikaci se státní správou. V roce 2026 kvůli JMHZ a nové evidenci zaměstnanců roste význam přesnosti osobních údajů, typu pracovního vztahu, data nástupu a skončení, pracovního režimu a údajů rozhodných pro pojištění. Chyba v evidenci se dnes neprojeví jen interně — může způsobit problém přímo v měsíčním podání. Proto by měla mít evidence jednoho vlastníka a pravidelnou kontrolu úplnosti.

Pokud zaměstnanec nenastoupí, je potřeba tuto skutečnost oznámit ČSSZ ve stanovené lhůtě do 8 dnů a upravit interní evidenci, aby se osoba dál neobjevovala jako aktivní zaměstnanec. Firma by měla uchovat dokumentaci k plánovanému nástupu i informaci, proč k nástupu nedošlo. Prakticky se vyplatí mít v onboardingu krok „potvrzení skutečného nástupu“, aby předběžné přihlášky nezůstávaly neuzavřené. Neuzavřené přihlášení je zbytečné riziko při kontrole.

Při výstupu zaměstnance se často chybuje v proplacení dovolené, poslední mzdě, srážkách, odhlášení, potvrzení o zaměstnání a evidenčních dokumentech. Rizikové jsou výstupy u lidí s nemocí, exekucí, nevyčerpanou dovolenou nebo sporným datem skončení. Správný výstupní checklist je stejně důležitý jako nástupní — jen se na něj častěji zapomíná. Chyba při výstupu se navíc špatně opravuje, protože zaměstnanec už ve firmě není.